Документы для оформления однодневной командировки и командировки в выходные дни

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документы для оформления однодневной командировки и командировки в выходные дни». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Налогообложение командировочных затрат

2. Оформление документов на командировку

3. Прочие расходы на командировку

4. Кого можно, а кого нельзя направлять в служебные командировки?

5. Какие командировочные расходы оплачивать работнику и в каком размере?

6. Как оплачиваются выходные в командировке?

7. Изменения в законодательстве по вопросу деловых поездок

8. Как оформить командировку сотруднику в 2021 году

9. Оформление командировки — документы, пошаговая инструкция

10. Какими документами оформляется командировка в 2021 году

11. Положение о командировках: каким должен быть образец 2021 года

12. Что не является служебной командировкой военнослужащего

13. Оплата служебных командировок

14. Составление положения о командировках

15. Служебная командировка в 2019 году: правила и важные нюансы

16. Командировка за границу

До 7 января 2015 года при направлении своего работника в командировку работодатель оформлял и выдавал ему соответствующее удостоверение по унифицированной форме Т-10. С введением в действие Постановления Правительства от 13.10.2008 № 759 этот документ стал необязательным.

Налогообложение командировочных затрат

Рассмотрим все перечни затрат, а также особенности их налогообложения:

Суточные. Должны быть зафиксированы в составе расходов. Если размер их не превышает 2 500 рублей, НДФЛ суточные облагаться не будут.
Проживание. Траты будут учитываться в составе расходов. Исключение – сумма выделена автономной строкой в счете. Сумма, не превышающая 2 500 рублей в сутки, не будет облагаться НДФЛ. Страховые взносы не начисляются.
Проезд. Учитываться будут траты, обоснованные документально. Если документы отсутствуют, сумма облагается НДФЛ. Страховые взносы также начисляются.
Расходы на такси. Если затраты на такси обоснованы и подтверждены бумагами, они включаются в состав расходов. НДФЛ траты не облагаются. Страховые взносы начисляются.
Медицинская страховка. Траты на нее также будут включены в состав расходов. НДФЛ сумма облагаться не будет. Страховые взносы начисляются.

Данные нормы могут измениться, а потому нужно следить за всеми новшествами в Налоговом кодексе и сопутствующих актах.

Оформление документов на командировку

После согласовательной части идет документальное оформление командировки.

Так, на третьем шаге выпускают приказ о направлении работника в командировку. Его готовит обычно кадровая служба на основании положительного решения директора компании.

После подписания приказа и ознакомления с ним командируемого работника на четвертом этапе заказывают билеты и гостиницу.

Почему важно оформлять проездные документы только после издания приказа? Потому что в любой момент планы руководства могут измениться и командировка не состоится. В этом случае ваши расходы на проезд и найм жилья будут признаны необоснованными.

Работник может самостоятельно заняться оформлением проездных и гостиницы. Однако для упорядочивания расходов желательно заказ билетов и проживания доверить отдельному сотруднику, который будет оформлять данные расходы в соответствии с установленными нормами. В этом случае нужно сделать предварительный расчет для начисления командировочных.

Прочие расходы на командировку

Кроме основных расходов в период командировки у работника могут быть и прочие расходы. Для того, чтобы бухгалтерия смогла их возместить и принять к учету, работник должен предоставить подтверждающие документы:

• за пользование постелью;

• уплата страховых сборов (вкл. страховой сбор по обязательному и добровольному личному страхованию пассажиров на транспорте);

• оплата регистрационных взносов;

• оплата услуг по оформлению проездных документов;

• возврат билетов, штрафы (при наличии приказа об отмене/изменении/сокращении/продлении командировки);

• счета гостиниц по оказанию дополнительных услуг (страховка, пользование холодильником).

Также у работника могут быть расходы на оплату багажа – при перевозке документов, запчастей и иного оборудования, если данная задача предусмотрена приказом на командировку. Их возмещают командированному работнику в полном объеме на основании подтверждающих документов.

Кого можно, а кого нельзя направлять в служебные командировки?

Отправлять в командировки можно тех работников, с которыми заключены трудовые договора. Само определение командировки как поездки в местность вне места постоянной работы подразумевает, что работник находится в штате и имеет постоянное рабочее место.

Однако, в ряде случаев в командировку могут направляться и внештатные сотрудники, работающие по договору ГПХ. При этом направление в командировку и ее условия также требуется оформить отдельным актом работодателя (заказчика).

Ст.127 ТК РК устанавливает ограничения по направлению в командировку некоторых категорий сотрудников.

Так, согласно п.4 ст.127 ТК РК, вправе отказаться от направления в командировку:

работники, не достигшие 18-лет;
беременные женщины;
работники-инвалиды.

Такие работники могут направляться в командировку только если это не запрещено им по медицинским показаниям и они не возражают сами. Принуждать их работодатель не вправе.

Также, согласно п.5 ст.127 ТК РК, от направления в командировку вправе отказаться следующие категории работников:

имеющие детей до 3 лет;
воспитывающие детей-инвалидов, нуждающихся в постоянном уходе (при наличии соответствующего медицинского заключения);
осуществляющие уход за больными членами семьи, нуждающимися в постоянном уходе (также требуется медзаключение).

Какие командировочные расходы оплачивать работнику и в каком размере?

Согласно п.2 ст.127 ТК РК работникам, направляемым в командировки, оплачиваются:

1) суточные за календарные дни нахождения в командировке (в т.ч за время в пути);

2) расходы по проезду к месту назначения и обратно (оплата билетов или ГСМ);

3) расходы по съему жилья.

Размер выплат на проезд и проживание работодатель может определять самостоятельно, исходя из своего бюджета и текущих цен на билеты и услуги гостиниц в месте командирования.

Размер суточных также работодатель может устанавливать по своему усмотрению. Их размер должен быть закреплен в Положении о командировках, налоговой учётной политике и т.п.

Однако, если работодатель желает отнести в дальнейшем эти расходы на вычет по КПН, следует знать, что существуют ограничения по сумме суточных, которую можно относить на вычет.

Так, если командировка в пределах Казахстана, то на вычет можно отнести не более 6 МРП за каждые сутки. Если командировка зарубежная – не более 8 МРП в сутки (пп.2 п.2 ст.319 НК РК).

В большинстве случаев работодатели предпочитают ориентироваться на эти лимиты при выплате работнику суточных. Но не будет нарушением выплатить работнику меньше или больше. Однако, следует знать, что если выплатить больше, с разницы придется уплатить дополнительные налоги.

Важно! Если сумма суточных превышает 6 или 8 МРП в сутки соответственно, то превышение признается доходом работника и облагается ИПН у источника выплаты и иными зарплатными налогами и отчислениями.

По расходам на билеты и проживание законодательных ограничений нет. Единственное требование – все расходы по факту их понесения должны быть подтверждены документально (посадочным талоном, фискальным чеком, счетом-фактурой от отеля, договором аренды квартиры и т.д.).

По возвращении из командировки работник обязан составить авансовый отчет по установленной форме и приложить к нему подтверждающие документы. Форма авансового отчета утверждена приказом Минфина №562 от 20.12.2012 г. «Об утверждении форм первичных учетных документов».

Остаток денег (при наличии) он обязан вернуть в кассу организации. Если есть обоснованный перерасход, то работодатель может компенсировать работнику понесенные расходы.

Суточные работнику перечисляются на карту или выдаются наличными из кассы. Расходы на оплату проезда и проживания либо оплачиваются со счета организации, либо также деньги перечисляются работнику, чтобы он купил билеты и оплатил проживание самостоятельно.

Внимание! Если командировка зарубежная, перечисление работнику делается в тенге для покупки валюты в обменном пункте, то курс принимается тот, что указан в чеке обменного пункта. Если командировочные оплачиваются по приезду, курс принимается на дату оплаты командировочных расходов.

Как оплачиваются выходные в командировке?

Если сотрудник выехал на место назначения в выходной день, но не выполнял работу, то в этот день ему компенсируются только суточные, жильё и проезд. Зарплата за этот день не сохраняется, потраченное время не компенсируется. Если же работник отправился в командировку в выходной день для выполнения работы – то ему полагается и зарплата.

Если наниматель обязывает сотрудника отправиться в командировку или вернуться из нее в выходной день, то сотрудник может взять по желанию выходной в один из будущих рабочих дней. Воспользоваться этим правом можно в месяц возвращения из командировки или в течение следующего месяца.

Изменения в законодательстве по вопросу деловых поездок

Начиная с 2014, законодательство в разрезе оформления командировок претерпевает определенные изменения. Наиболее значительные реформы были осуществлены в 2017 году:

Ведомство по всем расчетным вопросам и регламент проведения операций по исчислению суточных перешло к налоговым органам от внебюджетных фондов;
Расчет страховых отчислений стал основываться на том объеме средств, который превышает лимит. Подразумевается, что управленец организации вправе самостоятельно устанавливать размер суточных платежей при деловых поездках сотрудников. Данная сумма также может превышать установленную НК РФ норму. Все объемы командировочных выплат должны отражаться в локальных нормативных актах или в коллективном соглашении;
При исчислении базы для расчета суточных больше не принимается во внимание страховые взносы на травматизм.

Основываясь на ст. 217 НК РФ, необлагаемые налогом суммы, составляют:

Командировки по территории РФ – 700 руб. в сутки;
Командировки за рубеж – 2500 руб. в сутки.

Исходя из ПП РФ №729 от 02.10.2002г., суточные выплаты сотрудникам коммерческих предприятий должны быть не меньше идентичных выплат сотрудникам государственных учреждений.

Внести корректировки в объем суточных выплат работодатель может в любой момент отчетного года. Однако практика демонстрирует, что большинство управленцев используют начало года для подобных изменений с целью облегчить дальнейшую работу бухгалтерского и кадрового отделов.

Как оформить командировку сотруднику в 2021 году

Оплата командировочных – четко регламентированная ТК РФ часть расходов предприятия. Для соблюдения установленных законом норм, бухгалтеру следует знать, что к ним относятся:

суточные, т.е. расходы на питание, проезд, проживание и т.д.. Суточные выдаются авансом, на основе приказа руководителя, непосредственно перед отъездом работника в командировку. Не имеет значения, в какой форме будут переданы суточные – наличными средствами на руки или через безналичный перевод на банковскую карту.

После возвращения, командировочный должен отчитаться перед бухгалтером о расходах во время поездки со всеми подтверждающими документами (чеками, билетами и т.п.).

Для того, чтобы верно рассчитать командировочные бухгалтеру не нужно придумывать какие-то формулы и схемы, потому что существует подробно разработанный определенный алгоритм действий. Пойдем по порядку.

Для начала нужно вычислить количество дней, фактически отработанных командировочным в расчетном периоде. Если сотрудник давно работает на предприятии, то за расчетный период берем год, то есть 12 месяцев перед отъездом работника в командировку. Если он работает меньше года, то расчетным периодом будет считаться время с момента трудоустройства;

Внимание: Каждый бухгалтер должен помнить о том, что при расчете командировочных можно учитывать только рабочие дни!

Календарные дни, как при расчете, например, отпускных, учитывать не нужно. Также из расчетного периода необходимо исключить время, проведенное в предыдущих командировках, в отпусках, на больничных, в отгулах и т.п. Следующее, что нужно сделать для правильного расчета командировочных – определить величину среднего заработка в расчетный период. Сюда включаются все выплаты по системе оплаты труда, принятой на предприятии, за минусом выплат на социальную и материальную помощь, а также отпускных и больничных – их при вычислении средней з/п учитывать не надо;

Важно! Бывает, что в то время, пока сотрудник компании находится в командировке, руководство предприятия принимает решение о пересмотре тарифов и окладов в сторону повышения.

В этом случае для верного расчета командировочных, необходимо обязательно проиндексировать и средний заработок командировочного.

Третьим пунктом будет вычисление средней заработной платы за день и, в конечном итоге, суммы командировочных. Здесь все просто: з/п за расчетный период надо поделить на те дни, которые были фактически отработаны, опять же, в расчетный период. После этого результат деления нужно умножить на то количество дней, которые были проведены в командировке. Полученная в итоге сумма и будет являться суммой командировочного.

К сведению! Не следует забывать о том, что командировочные облагаются налогом на доходы физических лиц (НДФЛ)!

Исключения составляют, ситуации, если ежедневная сумма суточных не выше 700 рублей при командировке по России и не выше 2500 рублей – при выезде за границу.

Оформление командировки — документы, пошаговая инструкция

К расходам относятся и суточные, которые необходимо заплатить за каждый день пребывания работника в служебной поездке. Порядок определения количества дней пребывания в отъезде по делам компании и порядок расчета и выплаты суточных определен Постановлением № 749. Размер суточных организация определяет самостоятельно, закрепляя его в своих ЛНА. При этом, по нормам (Налоговый кодекс Статья Налогового кодекса РФ), при командировке на территории России суточные в размере свыше 700 рублей и при заграничной командировке в размере свыше 2500 рублей за каждый день не входят в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Работник предоставляет в бухгалтерию организации отчет о командировке с перечнем произведенных расходов и расчетом суточных и подтверждает произведенные расходы проездными билетами, квитанциями и договорами об оплате найма жилья и другими. Основным документом, в соответствии с Постановлением №749, является авансовый отчет, для которого разработана унифицированная форма № АО-1.

Ведомство по всем расчетным вопросам и регламент проведения операций по исчислению суточных перешло к налоговым органам от внебюджетных фондов;
Расчет страховых отчислений стал основываться на том объеме средств, который превышает лимит. Подразумевается, что управленец организации вправе самостоятельно устанавливать размер суточных платежей при деловых поездках сотрудников. Данная сумма также может превышать установленную НК РФ норму. Все объемы командировочных выплат должны отражаться в локальных нормативных актах или в коллективном соглашении;
При исчислении базы для расчета суточных больше не принимается во внимание страховые взносы на травматизм.

Основываясь на ст. 217 НК РФ, необлагаемые налогом суммы, составляют:

Командировки по территории РФ – 700 руб. в сутки;
Командировки за рубеж – 2500 руб. в сутки.

Наниматель имеет право оформить командировку для подчиненного, постоянно трудящегося в компании на одной должности. Однако данное правило не касается работников, связанных с транспортной деятельностью (например, дальнобойщики или курьеры), а также субъектов, работающих по гражданско-правовому соглашению.

Чтобы направление в деловую поездку было правомерным, работодателю необходимо убедиться, что подчиненный не относится к категории сотрудников, которым запрещено отправляться в командировки. Помимо этого, также существуют группы, для которых отправление в командировку правомерно только с их письменного согласия.

Так, к первой категории сотрудников, которым запрещено отправляться в командировки, относятся:

женщины, ожидающие появление ребенка;
сотрудники, осуществляющие трудовую деятельность параллельно с обучением;
работники, которые еще не достигли 18 лет. Исключением являются работники творческого профиля, а также спортсмены;
субъекты, трудоустроенные в фирме на основании гражданско-правового соглашения.

Ко второй категории сотрудников, направление в командировку которых возможно только с их письменного согласия, относятся:

матери детей, которым еще не исполнилось 3 года;
родители-одиночки, чьим детям не исполнилось 5 лет;
родители, опекуны и усыновители несовершеннолетних инвалидов;
субъекты, которые осуществляют уход за родственниками, основываясь на медицинском предписании.

Под оформлением командировки подразумевается не только сам процесс составления бумаг для направления сотрудника в деловую поездку, но и последующий сбор документов по факту приезда работника обратно.

Пакет документов оформляется в отделе кадров или, при его отсутствии, самим руководителем компании или частным предпринимателем.

Так, в первую очередь необходимо подготовить приказ. Он оформляется по регламентированной форме № Т9, и содержит следующие позиции:

паспортные сведения о работнике;
порядковый номер субъекта в табеле;
занимаемая сотрудником должность;
отдел (подразделение, департамент, цех), в котором трудится служащий;
основные цели командировочной поездки, задачи сотрудника, которые должны быть достигнуты в ходе деловых мероприятий. Помимо этого также определяются сроки поездки, источники финансирования (финансовые средства выдаются авансом под отчет или же выбирается вариант, при котором сотруднику впоследствии возмещают затраты);
место (название населенного пункта), в котором подчиненный будет проживать в течение командировочной поездки.

Вплоть до 2015 сохранялось требование оформления командировочного удостоверения и служебного задания. На данный момент указанные бумаги неактуальны. При этом предприятие может продолжать их использовать, если соответствующее положение зафиксировано в местном нормативном акте.

Практика показывает, что большинство организаций продолжает использовать командировочное удостоверение, так как данный документ является крайне информативным.

Также к документам, необходимым для завершения оформления командировки, относится авансовый отчет. Данный отчет составляется по регламентированной форме АО-1, и предполагает дополнения в виде оправдательных документов по факту приезда субъекта.

При деловых поездках за рубеж руководителю в первую очередь необходимо выяснить, берет ли на себя принимающая сторона какую-либо часть расходов. Зачастую иностранные оппоненты могут возмещать затраты на жилье.

Помимо этого следует выяснить, имеется ли у подчиненного заграничный паспорт и соответствующая виза.

Оформление заграничной командировки после публикации распоряжения о направлении сотрудника в поездку проходит по таким этапам:

Получение визы и заграничного паспорта при необходимости. При этом подобные расходы, как показывает практика, компенсирует работодатель, классифицируя их как дополнительные траты.
Регистрация на имя субъекта жилья (номера в гостинице или съемная жилплощадь).
Формирование пакета документов, необходимого для достижения цели командировки.
Расчет объема аванса и суточных, а также заработка подчиненного за все дни пребывания в поездке.
Оплата налогов в необходимые инстанции (НДФЛ и внебюджетные образования).

Нововведения 2017 года ликвидировали ограниченность пребывания субъектов в командировках. Так, длительность заграничной поездки следует указать в соответствующем приказе.

Из нюансов оформления командировок можно выделить:

Оформление деловой поездки для группы сотрудников единовременно. То есть, несколько человек должны отправиться в командировку по одному приказу. Для этого требуется использовать регламентированную форму Т9а (приказ), в которой будут перечислены все командируемые подчиненные.
Оформление командировки, если та длилась несколько часов. Командировочной поездкой признается поездка в иную местность, отличную от той территории, где обычно трудится гражданин. Так, если поездка длится всего несколько часов, но осуществляется в другом городе, ее необходимо оформить в соответствии со стандартными правилами оформления подобных мероприятий. Однако в данном случае сотруднику не будут положены суточные выплаты и возмещение расходов на проживание.

Документ, регламентирующий процедуру возмещения сотрудникам расходов во время служебных отъездов (траты на жилье, проезд, суточные), обычно называется – положение о командировках (образец 2021 года будет в конце статьи). Этим же положением определяют перечень действий обоих сторон – работника и нанимателя – при возникновении в командировке нестандартных ситуаций.

Для каждого предприятия должен быть свой документ, в котором четко расписаны все характерные для него нюансы служебных поездок.

Обычно положение о командировках включает несколько разделов. Один из основных – о порядке предоставления отчетности, связанной с направлением в служебную командировку. И чаще всего устанавливают такое правило:

Командированный работник в течение 3-х рабочих дней после возвращения обязан предоставить документы, подтверждающие целевое расходование выданных для поездки средств.

При составлении положения необходимо конкретизировать статьи командировочных трат, которые организация компенсирует сотруднику.

Если командировка – однодневная, то есть работник к ночи возвращался домой, организация обязана компенсировать все затраты по проезду и провозу необходимого для работы багажа (если таковой есть). А вот суточные при такой командировке не положены.

Какими документами оформляется командировка в 2021 году

В каждой компании в дополнение к трудовому законодательству может быть составлен локальный акт, регулирующий процесс командирования сотрудников. В нем указывают:

что может быть целью рабочей поездки;
кого могут отправлять в командировку;
каков размер суточных для командировочных по России и за границей;
какие виды расходов покрывает фирма, в том числе дополнительные (например, расходы на деловые ужины, трансфер, такси).

Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положением о командировках в компании, чтобы точно знать, какие расходы возместят, а какие нет.

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны для большинства организаций.

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку начальству — обычно это делает руководитель командированного. В документе прописываются сроки и цель поездки, ФИО и должность командированного.

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно. Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощен и автоматизирован — сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов ложится на ответственных сотрудников: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

Основное отличие между оформлением областной и заграничной поездки – выплата суточных. При командировании в пределах России суточные составят 700 рублей, а при поездке за рубеж – 2500 рублей.

Наниматель обязан возместить работнику все затраты, которые тот понес на этапе оформления командировки, нахождения в пути и в период самой поездки:

Если у работника нет оформленного заграничного паспорта, руководитель оплачивает его получение.
Если направление в командировку предполагает въезд в визовые страны, стоимость оформления виз также сотруднику компенсируется. Оплачиваются и дополнительные расходы – на страховку, например.
Покупка проездных билетов на поезд или самолет также оплачивается из средств работодателя, тоже касается и аэродромных сборов, доплат за провоз багажа. В период поездки сотрудник должен собирать квитанции и чеки на оплату всех проездных билетов на автобусы, такси, поезда.
Аренда жилого помещения или оплата гостиничного номера тоже компенсируется работодателем.
По договоренности с нанимателем сотруднику могут быть возмещены и иные затраты, например, услуги телефонной связи, интернет.

Вопрос №1: Может ли работник отказаться от поездки в командировку, если о возможных служебных поездках не было сказано в трудовом договоре при приеме на работу?

Ответ: Командировка – обычная трудовая деятельности, только не по основному месту работы. А потому отказаться от поездки может только работник, принадлежащий к особым категориям сотрудников, или имеющий уважительные причины для отказа.

Вопрос №2: Как отразиться на работодателе выплата суточных командированному сотруднику сверх положенной нормы?

Ответ: Работодатель вправе самостоятельно определять размер суточных к выплате, но при превышении установленных законом сумм (700 рублей в сутки для поездок по России и 2500 рублей в сутки при поездке за рубеж) придется удерживать НДФЛ.

В соответствии со статьей 166 ТК РФ, служебная командировка — это поездка работника по поручению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Нормами статьи 167 ТК РФ и статьи 168 ТК РФ каждому работнику гарантировано сохранение места работы (должности), среднего заработка и возмещение расходов:

по проезду;
по найму жилья;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Начнем с перечня документов, чтобы разобраться, как оформить командировку сотруднику в 2020 году и какие формы для этого использовать. Часть из них являются обязательными, другие используются по усмотрению организации.

Трудовой кодекс определяет, как документально оформлять направление сотрудника в служебную поездку. Работодатель обязан:

издать приказ (распоряжение), в котором определяет цель поездки и служебное задание;
сделать отметки в табеле учета рабочего времени (обычно ставится код «К»);
подготовить авансовый отчет;
выдать путевой лист, если работник едет в командировку на машине.

Приказ может быть оформлен с использованием унифицированной формы Т-9 (если командировочный один) и Т-9а, если их несколько.

Правила оформления приказа несложны:

в шапке указывается полное наименование организации;
вписывается Ф.И.О. командированного, его должность и подразделение, в котором он работает;
точно прописывается место назначения (куда направляется сотрудник);
определяются сроки служебной поездки;
указываются цель поездки и основание (в качестве основания выступают служебная записка, служебное задание).

Начиная с 08.01.2015, по Постановлению Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», организации не требуется отдельно заполнять служебное задание и командировочное удостоверение. Такие документы для оформления командировки в 2020 году, которые раньше считались обязательными, перестали таковыми быть. Для оформления расходов достаточно в приказе указать цель служебной поездки и подтвердить фактическое пребывание в месте назначения проездными документами туда и обратно. Но для удобства в организациях, где есть несколько отделов и командированный сотрудник должен решить несколько разноплановых задач, составление служебного задания лишним не будет, тем более что законодательно это не запрещено. Поэтому, если удобно использовать прежний способ оформления поездки, можно от него не отказываться и просто указывать в приказе все документы, которые были задействованы для подготовки поездки.

Требования к первичной учетной документации определены Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Ее оформление должно отвечать следующим стандартам:

Формы первичных документов утверждает руководитель организации. Компания вправе применять унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или разрабатывать их самостоятельно. Вне зависимости от того, применяет ли организация унифицированные учетные документы по оформлению командировочных расходов или разработанные самостоятельно, — свое решение необходимо закрепить в локальных нормативных документах, утвержденных руководителем.
Командировочные документы должны содержать обязательные реквизиты регистров бухгалтерского учета. Перечень обязательных реквизитов установлен ст. 10 вышеупомянутого ФЗ о бухучете, к которым относятся:
- наименование регистра;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- дата начала и окончания ведения регистра и(или) период, за который составлен регистр;
- хронологическая и(или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
- величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
- наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
- подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Мы разобрались с формами первичных учетных документов и знаем, как правильно оформить командировку в 2020 году. После возвращения сотрудника обязательно правильно оформить итоги командировки.

Законодательство РФ не предусматривает обязательное составление служебной записки в качестве направления в командировку. Вопрос о необходимости данного документа каждое предприятие решает отдельно. Составить ее можно в свободной форме, указав:

причины командировки;
задачи, решить которые должен командированный сотрудник.

Бывают ситуации, когда этот служебный документ составляет непосредственно сам работник. К таковым относят:

использование в период деловой поездки личного, служебного или арендованного автомобиля;
отсутствие у сотрудника бумаг, подтверждающих трату выделенных средств.

В этих случаях написание служебной записки происходит по возвращении работника из поездки.

По результатам изменений, внесенных Постановлением Правительства от 29.07.2015 № 771, для официального оформления командировки в настоящее время используются всего два документа:

Приказ по форме Т-9 или Т-9а — основной бланк, который определяет направление, цель поездки, ее длительность и т. д.
Авансовый отчет по форме АО-1 — документ, которым работник доказывает произведенные им расходы с прикреплением подтверждающих документов.

В соответствии со вступившими в силу изменениями, заполнять служебное задание и командировочное удостоверение, равно как и регистрировать выезд в специальном журнале, теперь не обязательно. При этом организации, которые привыкли к такому способу оформления, могут не отказываться от составления вышеперечисленных бумаг, тем более что законодательно это не запрещено. В этом случае порядок документального оформления командировки должен быть прописан во внутренних локальных нормативных актах организации.

Составляет приказ о направлении в командировку кадровик организации. Существуют два вида бланков: форма Т-9 — на одного сотрудника и форма Т-9а — сразу на группу работников. Приказ может быть составлен в свободной форме, без использования утвержденного бланка, но в нем обязательно должны быть указаны:

реквизиты организации-работодателя;
Ф.И.О. и должность работника;
место отправления;
место назначения;
срок пребывания в поездке;
цель командировки;
размер суточных.

Во время рабочей поездки за работником сохраняется его рабочее место и начисляется заработная плата. Тариф за этот период равен среднедневному заработку, если поездка выпала на рабочие дни, либо удвоенному среднедневному заработку при выходе на работу в выходные или праздники. В табеле учета рабочего времени (форма Т-13) необходимо отражать отработанное время всех сотрудников, направленных в командировки. На основании приказа дни поездки отмечаются в табеле буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06». Продолжительность отработанного времени в эти дни не указывается, поскольку они оплачиваются по среднему заработку и фактически отработанные часы в эти дни в расчет не принимаются.

Местной принято называть служебную поездку, не требующую от сотрудника выезда за пределы населенного пункта, в котором находится организация-работодатель. Командировка сотрудника в близкую поездку оформляется при помощи служебной записки, чтобы его отсутствие на рабочем месте не считалось прогулом. Расходы никак не возмещаются, так как они попросту отсутствуют (но если сотрудник все же умудрится потратить свои деньги на проезд, работодатель будет обязан возместить его расходы на основании предоставленных документов).

Бывает так, что работнику приходится начинать рабочую командировку в выходные дни или праздники. Например, выехать заранее, чтобы провести в месте назначения полную рабочую неделю, необходимую для решения поставленной задачи. В таких ситуациях за отработку в выходные полагается повышенная оплата труда или, по желанию сотрудника, ему предоставляется отпуск в любой другой день года, по ст. 153 ТК РФ. Это актуально и в случае, если на выходной день приходится возвращение. Проезд и другие командировочные расходы компенсируются по обычным правилам.

Изредка возникает необходимость для решения срочной задачи отправить в командировочную поездку специалиста, который находится в отпуске. Сделать это, по ст. 125 ТК РФ, можно исключительно с согласия работника. На время командировки сотрудник должен быть официально из отпуска отозван специальным приказом работодателя, выполненным в произвольной форме. В приказе прописываются причины отзыва, указывается дата выхода на работу и количество неиспользованных дней отпуска. Сотруднику необходимо обозначить свое согласие в письменном виде. Далее все оформляется по стандартным правилам. Оставшиеся дни отпуска должны быть предоставлены сотруднику для отдыха в любое, выбранное им время. Либо они могут быть добавлены к отпуску в будущем году.

В такой исключительной ситуации бухгалтеру нужно помнить, что при изменении срока отпуска сотрудника должна измениться и сумма получаемых отпускных. Поскольку отпускные выплачиваются до выхода в отпуск, у отозванного работника может возникнуть перед работодателем кредиторская задолженность, соответствующая сумме переплаченных отпускных за неиспользованные дни отпуска. Бухгалтер организации должен решить, как поступить с этой суммой: перезачесть или вернуть на счет организации.

Продолжительность предстоящей служебной командировки устанавливается руководителем, которые фиксирует этот срок в своем распоряжении. Решение о том, какой период необходим сотруднику в командировке, определяется им согласно производственным целям, которые ставятся перед работником и сроком отводимым для их выполнения.

Если Положениями предприятия предполагается издание служебного задания, то длительность командировки также должна присутствовать в этом документе.

Так как порой нельзя точно учесть все факторы, то длительность служебной поездки может быть продлена или сокращена. Оформляется данная ситуация путем издания отдельного распоряжения руководства компании.

Предыдущие акты права, которые в настоящее время утратили свою силу, закрепляли, что командировкой считалась поездка более одного дня и она не могла быть больше сорока дней. И если срок выходил за пределы данных установленных рамок, то кадровая служба должна была оформлять уже перевод работника.

В настоящее время, вступившие в силу Постановления Правительства не закрепляют ни минимальный, ни максимальный срок.

Часто возникает вопрос при определении командировки у работников, работа которых требует постоянных разъездов для выполнения ими своих трудовых функций.

Внимание! В этом случае следует исходить из понятия самой командировки, и не путать ее с работой, которая в соответствии с оформленным трудовым контрактом носит разъездной характер. Следует также различать служебную поездку и перевод на работу в другую местность.

Для оформления этих документов необходимо упоминание в локальных актах компании:

Командировочное удостоверение — содержит отметки печатей от принимающих компаний. Можно использовать единый бланк, который будет включать в себя удостоверение, служебное задание, авансовый отчет.
Служебное задание — содержит сведения о работе, которую нужно выполнить во время поездки. Может оформляться по форме Т-10а.
Отчет о выполнении задания — документ, который составляется работником при возвращении из поездки. Включает в себя объяснения о проделанной работе во время поездки.
Журнал работников, уезжающих в командировку — служит для фиксации работников, которые едут в поездки;
Служебная записка — необходима для оплаты расходов, если работник использует личный транспорт.

Положение о командировках: каким должен быть образец 2021 года

Что не является служебной командировкой военнослужащего

В п. 331 Порядка описывается, какие поездки не являются служебной командировкой.

Можно ежедневно возвращаться домой, по месту работы;
Поездка не требует непрерывного пребывания в пункте командировки;
Имеется возможность вернуться в часть в день убытия;
Служебное поручение выполняется в составе воинской части, за исключением полевых топографических работ, топогеодезических, гидрографических, аэросъемочных, гидрологических, вне района базы для осуществления зимних промеров;
Поездки в составе театральных групп, оркестров;
Направления курсантов, слушателей в другие части для ознакомления с новым вооружением, военной техникой, местами бывших военных действий;
Выезд по личным вопросам без вызова вышестоящим командованием;
Поступление, обучение в государственных учреждениях на заочной форме;
Учебные сборы, подготовительные курсы для вступления в учебные военные заведения;
Поездка осужденных в виде ареста для пребывания на гауптвахте.

Оплата служебных командировок

Порядок, размеры выплат определяются Правительством РФ (п. 8, ст. 13). Подлежат возмещению следующие расходы:

бронирование, найм жилого помещения;
проезд к месту командировки, обратно к месту работы;
суточные за каждый день пребывания в командировке.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются при наличии подтверждающих документов. Максимальная сумма за сутки 550 руб. Если подтверждающих документов нет – 12 руб. Размер суточных на территории России составляет 100 руб. за каждый день пребывания в командировке, при бесплатном питании. В противном случае за сутки выплачивают 300 руб.

Возмещаются транспортные расходы при наличии билетов, оплата постельных принадлежностей в поезде. Транспорт, которым можно добираться до места назначения указывается заранее руководством. Подлежат возмещению поездки:

железнодорожным транспортом в купейном вагоне;
водным в каюте V группы морского судна, II категории речного судна, I категории судна паромной переправы;
воздушным в салоне эконом-класса;
автомобильным – транспорт общего пользования, кроме такси.

При отсутствии подтверждающих документов выплачивается минимальная стоимость проезда.

Составление положения о командировках

Положение о командировках не имеет унифицированной формы, поэтому работодателю следует разработать ее самостоятельно. Целесообразно составить документ, разбив его на логические части – пункты, разделы и пр. Оформляется данный документ в порядке, предусмотренном для локальных нормативных актов работодателя.

Положение о служебных командировках содержит основные принципы и порядок направления сотрудников компании в служебные командировки, в частности включает в себя следующую информацию:

Общие положения: порядок отправки работников в командировки, принятый в данной компании, кто отвечает за оформление документов, на кого из работников распространяется действие положения;
Положение о командировках содержит срок служебных командировок, как определяется срок пребывания в командировке;
Порядок оформления командировок: оформляемые документы, процедура оформления и т.д.;
Возмещение расходов, понесенных работником: суточные, размер, порядок их выплаты, расходы на проезд и т.д.;
Особенности отправки сотрудников в зарубежные командировки;
Отчетность сотрудников по итогам командировки;
Другие вопросы, связанные со служебными командировками.

Положение о командировках в 2021 году также может содержать в приложении формы документов, издаваемых при направлении работников в командировки (например, приказ о направлении работника в командировку), а также иные приложения.

Поскольку положение о служебных командировках касается вопросов оплаты труда, проект данного документа целесообразно направить на рассмотрение представительного органа работников (например, профсоюза и т.п.) и при утверждении документа учесть его мнение. Если представительного органа в компании нет, работодатель разрабатывает и принимает локальные нормативные акты (в частности, положение о командировках) самостоятельно. В данном случае отсутствие представительного органа делает невозможным согласование с ним нормативных актов.

Служебная командировка в 2019 году: правила и важные нюансы

Ключевые правила, раскрывающие специфику служебных командировок, содержатся в ст. 166 ТК РФ. В ней говорится, что служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Из ст. 166 ТК РФ следует, что:

Служебная командировка должна нести производственный характер.
Направить в служебную командировку можно только тех лиц, которые оформлены по трудовому договору, а не по договору гражданско-правового характера.
Не признаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Такой характер работы прописан в трудовом договоре.
Длительность служебной командировки должна быть целесообразна. В Письме Минфина России от 28.04.2010 № 03-03-06/1/304 говорится, что «в случае если большую часть рабочего времени и большую часть трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором, работники выполняют в иностранном государстве, фактическое место работы сотрудников будет находиться в иностранном государстве и такие работники не могут считаться находящимися в командировке».

В Письме Минтруда от 09.06.

2017 № 14-2/ООГ-4733 также даются уточнения относительно дистанционных работников: «Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой». Следовательно, поездка дистанционного работника в головной офис работодателя является служебной командировкой.

Факт того, что сотрудник работает дистанционно, должен быть зафиксирован в трудовом договоре как место работы (ст. 57 ТК РФ). В качестве места работы надомника указывается его домашний адрес.

Командировка за границу

Бывает так, что предприниматели живут на две страны. В таком случае бизнесмен должен определить, где именно его постоянное место работы, и потом оформлять поездки как командировки.

При командировке за границу важно обращать внимание на валюту. Иногда компания выдает сотруднику средства в тенге, и он меняет их на нужную валюту. Если предприятие перечисляет деньги на карту, то сотрудник может оплачивать расходы безналичным расчетом. В таком случае списание происходит по курсу банка с учетом комиссии и конвертации. Желательно, чтобы сотрудник собирал все чеки и предоставил их бухгалтеру.

Если у сотрудника корпоративная карта, которой он расплачивается за пределами Казахстана, то возникают обязательства по валютному законодательству. Оно претерпело значительные изменения в прошлом году, и теперь банк-эмитент обязательно запрашивает подтверждение каждой транзакции.

Даже если вы сняли один доллар, вам придется объяснить, почему вы это сделали — поэтому необходимо иметь приказ о командировке. Очень важно подтвердить, что эти деньги командированный сотрудник направил не на терроризм или какие-то другие страшные вещи, а действительно потратил в рамках командировки. Если вы используете корпоративную карту, то за границей будьте осторожны.